7 adımda Online Etkinlik Nasıl Yapılır?

Öncelikle online etkinliğe hazırlığın diğer offline etkinliklere hazırlıklardan önem ve ciddiyet açısından hiçbir farkı yoktur. Yapacağımız görüşmelerin online olması tam aksine kamera karşısında konuşma gerektirdiği için konuşmacı açısından ayrı bir stres ve heyecan oluşturmaktadır.

Doğal olarak etkili bir online etkinlik geçirmek için kendine güven ve korkuyu yenmek önem arz etmektedir. Bu yüzden EtkinlikAlani.com olarak endişe duymadan ve keyifli bir şekilde online etkinlik geçirmeniz için sizlere 8 adımda Online Etkinlik Nasıl Yapılır? rehberini hazırladık.

1- Teknolojik Altyapınızı Tamamlayın ve Test Edin

Online Etkinliğe başlamak için ilk önce kesintisiz bir internet bağlantısına sahip olmanız gerekiyor. Kamera karşısında konuşacağınız için ses sisteminin ve bilgisayar veya mobil cihazınızın kamera sisteminin de çalıştığını kontrol etmeniz verimli bir online etkinlik geçirmenizi sağlayacaktır. Etkinlik Alanınızı belirlemeniz, etkinlik katılımcılarının da hazırlık yapması açısından da önem arz etmektedir. En önemlisi tüm bu hazırlık sürecini online etkinlik başlamadan test etmeniz dikkatiniz dağılmadan ve sorunsuz bir etkinlik geçirmenizi sağlayacaktır.

2- Grup Toplantılarında Katılımcıların Seslerini Kapatın

Birden çok kişinin katıldığı toplantılarda tüm katılımcıların seslerini otomatik olarak kapattığınızdan emin olun. Bu konuda çoğu kez tereddüt edebiliyoruz ancak çoğu katılımcı etkinlik başlamadan önce mikrofonlarını kapatmayı unutabiliyor. Dolayısıla onlarca kişinin siz konuşurken aynı anda konuştuğunu ya da bulundukları ortamdaki sesin sizin sesinize karıştığını düşününce bunun ne kadar önemli olduğunu daha iyi anlıyorsunuz. Zoom ile  online etkinlik yaptığınızda tüm katılımcıların sesini otomatik olarak kapatabilir ve sadece kendilerine söz verildiği zaman açabilirsiniz.

3- Toplantı Mekanınızı Belirleyin

Online Etkinliğinizi belirli fiziki mekanlarda yapmanız, toplantı esnasında sizi başka şeylerin rahatsız etmesinin önüne geçecektir. Bunun da en iyi yolu kapısının da kapatılabildiği bir oda içerisinde online etkinliğinizi gerçekleştirmektir.

Son zamanlarda birçoğumuz ev ortamında çalışmaya ve toplantılarımızı online yapmaya çalışıyoruz. Çoğumuz için ailemizin, çocuklarımızın içerisinde olmadığı uygun bir boş oda imkanı olmayabilir. Bu durumda kameranızın Mutfak, yatak odası içerisinde değil de boş bir duvarı gösterecek şekilde bir yerde bulunması sizin için uygun bir ortam sağlamaya yeterli olacaktır.

4- Toplantı Gündeminizi Belirleyin

Fiziksel olarak katıldığımız toplantılarda, toplantı gündemimizi hazır etmeye çalıştığımız gibi online etkinliklerden önce de gündeminizi belirleyin. Yüksek katılımcı sağlamak ve katılımcıların etkileşiminin yüksek olduğu bir etkinlik gerçekleştirmek, gündemi belirleyerek katılımcılarla paylaşmaktan geçmektedir.

Online etkinlik esnasında söz verip konuşmasını isteyeceğiniz kişiler varsa bunlarla toplantı öncesinde görüşme gerçekleştirin ve toplantıya hazırlıklı olmalarını sağlayın. Ayrıca, verimli bir online etkinlik yapmak için söz vereceğiniz kişilerin konuşma sürelerini ve toplantı gündeminin dışına çıkmadan konuşmalarını yapmalarını ara ara hatırlatabilirsiniz. Yüzyüze görüşmelerde etkileşim yüksek olduğu için katılımcılar interaktif bir katılım gösterirken online etkinliklerde karşı taraf istediği zaman söz hakkına sahip olamayacağı için bu durumu uygun yönetmek gerekecektir.

5- Dikkatinizi Dağıtmayın

Eğer online etkinlikte olmaktan sıkılacaksanız ve daha iyi bir mazeretiniz varsa özür dileyerek toplantıdan ayrılabilir veya toplantıya bitirebilirsiniz. Katılımcılarınızın veya sizin etkinlik esnasında dikkatiniz dağılır, bilgisayarınızda farklı web sitelerine bakmaya başlarsanız bu karşı tarafın dikkatini çekecek sizin ve karşı tarafında dikkat dağınıklığına sebep olacaktır.

6- Toplantı Saatini Belirleyin

İş yerlerinde veya ofis ortamında çalışanlar ardarda yapılan toplantılara alışıklardır. Ancak ev ortamında ya da uzaktan çalışılan şirketlerde ardarda toplantı yapmak verimi düşürecektir. Ardarda ya da günün geç veya erken vakti çalışanlarınızdan ya da katılımcılardan toplantıya katılmalarını istemek haksızlık olur. Sizin için ideal olan bir vakit bir başka katılımcı için uygun bir vakit olmayabilir. Dolayısıyla insanların zamanlarına saygı göstermek çok önemlidir. Online Etkinlik yapıyor olmak günün her vakti herkesin müsait olacağı anlamına gelmemektedir. Ayrıca, Toplantı saatinin uygun bir saate ayarlanması ve bitme saati gelince bitmesi de katılımcıların yüksek motivasyon ve enerji ile etkinliğe katılmasını sağlar.

7- Kıyafetinize önem gösterin

Araştırmalara göre konuşma yapan bir kişide ilk dikkati çeken şey kişinin görünüşü yani kılık kıyafeti, sakal traşı, makyajı vs dir. Online etkinlik yapıyorsunuz diye kılık kıyafetinize özen göstermemeyi düşünmemelisiniz. Kıyafet daha çok izleyici ve katılımcı oluşturacağı gibi konuşmacı olarak size de özgüven verecektir. Dolayısıyla kıyafetinize, makyajınıza, sakal traşınıza gereken önemi verin.

Online Etkinlik düzenlemek ve yönetmek yıllardır alışık olduğumuz bir durum olmayabilir. Etkili bir online etkinlik düzenlemek uzaktan çalışanlarınızın verimi açısından kritik bir öneme sahiptir. Yukarıda bahsetmiş olduğumuz maddeleri de göz önünde bulundurarak verimli ve etkili online etkinliklerinizi gerçekleştirebilirsiniz.

Paylaşmak Güzeldir. Bu yazıyı sosyal medya hesaplarınızda paylaşın!
Etkinlik Ara